Scheduling & Administrative Coordinator coordinating accessibility services and supporting operations for MT & Associates. Focused on managing logistics, client communication, and continuous improvement with a small team.
About the role
- Administrative Assistant supporting occupational health management for clients at MDS. Engaging proactively in operational and administrative tasks to ensure efficiency and client satisfaction.
Responsibilities
- Dar suporte operacional e administrativo na gestão de Saúde Ocupacional, por meio de atendimento ágil e estruturado, a fim de garantir a eficiência das rotinas e a satisfação dos clientes.
- Apoiar na resolução de pendências do cliente junto a outros setores, por meio de acompanhamento de demandas, garantindo atendimento completo.
- Participar das reuniões periódicas de alinhamento e manutenção do contrato, por meio de encontros, assegurando satisfação do cliente e continuidade do serviço.
- Apoiar no gerenciamento dos exames ocupacionais (ASO vencidos e a vencer), através do agendamento e monitoramento, garantindo conformidade com os prazos legais.
- Apoiar no agendamento exames médicos ocupacionais e toxicológicos, emitindo kits de atendimento e coordenando com a Rede Credenciada, assegurando execução eficiente dos procedimentos.
- Organizar os resultados de exames e ASO, por meio do uso dos sistemas ou ferramentas internas (SOC), para fornecer informações claras e completas ao cliente.
- Preencher e consolidar planilhas de controle interno, gerando relatórios mensais que permitem monitorar e apoiar decisões estratégicas.
- Enviar e acompanhar a devolução mensal da planilha Modelo I, por meio de controles manuais em períodos de manutenção do sistema SOC, a fim de garantir a atualização e a integridade das informações.
- Controlar os atendimentos realizados nos sistemas internos, por meio de monitoramento contínuo, a fim de assegurar aderência às exigências do eSocial e da mensageria.
- Apoiar o Médico do Trabalho na renovação e revisão do PCMSO, organizando documentos e informações, garantindo atualização e conformidade do programa.
- Intermediar agendamentos de visitas técnicas, coordenando comunicação entre áreas, para atualizar programas de saúde e segurança.
- Controlar vencimentos de programas de saúde e segurança, monitorando prazos e contratos, evitando riscos de não conformidade.
- Emitir relatórios regulares sobre tendências e estatísticas de saúde, processando dados coletados para apoiar análise e planejamento estratégico da área.
- Organizar estruturas in company, por meio da coordenação das atividades no local do cliente, garantindo a prestação eficaz dos serviços.
- Realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo exercido, conforme necessidade e/ou e demanda da área, sempre que necessário, por meio de treinamento, qualificação profissional e orientações do líder imediato, a fim de garantir o desenvolvimento profissional contínuo.
Requirements
- Ensino médio completo
- Conhecimento básico no pacote office;
- Experiência na área administrativa e saúde ocupacional;
- Conhecimento em SOC e E-social será considerado um diferencial;
- Ótimo relacionamento interpessoal, resiliência, organização, flexibilidade e comprometimento.
Benefits
- Plano de Saúde e Odontológico
- Vale refeição e/ou alimentação
- Vale transporte
- PLR
- Gympass
- Day off
- Apoio Pass para você e seus dependentes
- Descontos nas contratações de seguros pessoais como automóvel, vida, residência, viagem entre outros.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Scheduling & Administrative Coordinator for MT & Associates coordinating accessibility services and internal operations. Focused on problem - solving and process improvement in a remote environment.
Administrative Assistant providing routine clerical support to the General Manager. Ensuring efficient office functioning by managing schedules and communications.
Temporary Administrative Assistant providing clerical support in Portland office for a multi - service infrastructure consulting firm. Duties include general office support, coordination, and assisting with special projects.
Assistente Administrativo no setor contábil da Grupo Focus, realizando atendimento ao cliente e coletando informações. Trabalho híbrido em Rio de Janeiro.
Administrative Assistant managing treatment logs, patient charts, and invoices while providing excellent support in hospital settings. Role involves travel to various hospital sites.
Office Administrative Assistant at GFL Environmental managing high - volume inquiries and documentation. Supporting sales inquiries, service issues, and maintaining relationships with clients and vendors.
Project Management Office Manager ensuring delivery of customer projects through effective PM methodologies. Leading efforts across multiple projects to meet costs, time and quality standards in a global tech environment.
Administrative Assistant collaborating with Sales, Operations & Marketing teams at a real estate investment firm. Documenting processes, providing support, and ensuring efficient communication.
Process Analyst at MoonTech transforming workflows and leading automation initiatives. Collaborating across teams to enhance efficiency and build scalable operations in a hybrid role.