General Virtual Assistant organizing tasks and data for a global staffing company. Handling communications and assisting with various administrative duties.
About the role
- Executive Assistant supporting the CEO of Bearpaw, a fast-growing archery brand. Managing operations to free CEO for strategic tasks and growth initiatives.
Responsibilities
- Als Executive Assistant bist du die zentrale Schnittstelle zum CEO und ermöglichst es ihm, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren: Unternehmenswachstum, Partnerschaften, M&A und Führung des Management-Boards.
- Du übernimmst die gesamte operative und administrative Koordination und sorgst dafür, dass der CEO seine Zeit optimal nutzen kann.
- Vollständiges Kalender- und E-Mail-Management des CEO (Priorisierung, Beantwortung, Eskalation, Follow-ups)
- Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, Koordination mit Board, Partnern und Investoren, professionelle Kommunikation im Namen des CEO
- Vorbereitung und Organisation von Board- und Management-Meetings, Agenda-Erstellung, Unterlagenaufbereitung
- Planung und Buchung von Reisen, Koordination von Messen und Events, Spesenabrechnung
- Vorsortierung von Bewerbungen und Interview-Koordination, Unterstützung im Onboarding, Koordination kleinerer Projekte inkl. Deadline-Tracking und Dokumentation
Requirements
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, Kommunikation, o.ä.)
- Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung als Assistenz, Office Manager oder in vergleichbarer Rolle
- Organisationstalent: Du behältst auch in hektischen Zeiten den Überblick und priorisierst selbstständig
- Kommunikationsstärke: Professionelle, freundliche Kommunikation auf allen Ebenen (intern und extern)
- Proaktivität: Du denkst mit, erkennst Probleme bevor sie entstehen und löst sie eigenständig
- Diskretion: Absolut vertrauenswürdig im Umgang mit sensiblen Informationen
- Tech-Affinität: Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace
- Englisch: sehr gute Kenntnisse, da internationale Kommunikation vorkommt.
- Nice-to-have: Erfahrung in Start-ups, Scale-ups oder familiengeführten Unternehmen, Erfahrung in Assistenz eines Geschäftsführers oder Vorstands, Kenntnisse in Projektmanagement-Tools (Asana, Trello, Notion), Hands-on-Mentalität und Freude an Gestaltung
Benefits
- Geld ist nicht alles? Bei uns erhältst du monatlich einen Wertgutschein für unsere hochwertigen Produkte und profitierst von exklusiven Rabatten bei vielen namhaften Unternehmen.
- Vertrauensarbeitszeit und Flexibilität sind bei uns gelebte Realität!
- Unbefristete Arbeitsverhältnisse und bis zu 30 Tage Urlaub sorgen dafür, dass du Arbeit und Leben perfekt in Einklang bringen kannst.
- Monatliche Coaching-Termine mit deinem Team Lead bieten dir die Möglichkeit, deine Fähigkeiten kontinuierlich zu verbessern und dich beruflich weiterzuentwickeln.
- Regelmäßige Team- und Unternehmensevents fördern den Austausch und stärken unseren Zusammenhalt.
- Durch die Mitgliedschaft unseres CEO Tim in der EO, die von Forbes als "einflussreichste Unternehmerorganisation der Welt" bezeichnet wird, verfügen wir über ein riesiges Netzwerk in über 61 Ländern.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Degree requirement
Location requirements
Sekretär*in für die Rechtswissenschaftliche Fakultät an der Universität Wien. Unterstützung des Administrationsteams bei Personal, Budget und Lehrorganisation.
Senior Executive Assistant providing a wide range of administrative support to C - suite leaders at CMG. Focusing on communication, calendar management, travel arrangements, and organization in a fast - paced environment.
Executive Assistant in Intellectual Property at McCarthy Tétrault overseeing partners’ workflows and managing legal and business documents. Role involves supporting business development and team mentoring within a hybrid work environment.
Personal Assistant supporting two leaders within Corporate Affairs at AGL, managing correspondence and facilitating executive logistics. Join AGL in innovating towards a sustainable future.
Executive Assistant providing administrative support to the CEO at Voodoo, a leading mobile games and apps company. Managing complex schedules and ensuring effective communication with internal and external stakeholders.
Executive Administrator providing high - level support to the CEO in a fast - growing organization. Overseeing key administrative and office management functions to ensure smooth operations.
Executive Assistant supporting senior leaders in the technology sector. Managing administrative tasks and collaborating with global teams in a hybrid environment.
Senior Assistant in Geology role supporting field exploration and operations at Granny Smith gold mine. Collaborate and innovate in high - performing geological practices with a focus on safety and compliance.
Executive Assistant providing advanced administrative support to the President at Trulieve. Managing daily tasks, communication, and strategic activities with senior leadership team.