Executive Assistant providing comprehensive support to a deep tech CEO during fundraising. Ensuring timely investor communications and meticulous scheduling across multiple time zones.
About the role
- Executive Assistant supporting company management in daily tasks and project coordination. Managing communications, scheduling, and logistics for efficient operations in a healthcare software company.
Responsibilities
- E-Mail-Management: Vorauswahl des Posteingangs sowie eigenständige Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails im Namen der Geschäftsführung.
- Kalender- und Terminorganisation: Pflege des Kalenders der Geschäftsführung und Koordination von Terminen, inklusive selbstständiger Lösung von Terminkonflikten.
- Reiseplanung und -abwicklung: Organisation von Dienstreisen (Buchung von Transport und Unterkunft) und Erstellung der Reisekostenabrechnungen.
- Meeting-Vorbereitung und -Nachbereitung: Erstellung von Agenden, Zusammenstellung relevanter Unterlagen, Protokollführung während Meetings sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und To-Dos.
- Projekt- und Aufgabenüberwachung: Unterstützung bei der Verfolgung laufender Projekte und Aufgaben ("Execution Monitoring"), um eine fristgerechte Umsetzung sicherzustellen.
- Prioritäten- und To-do-Listen-Management: Führung von Prioritätenlisten und To-do-Listen der Geschäftsführung sowie proaktive Erinnerung an wichtige Deadlines und Aufgaben.
- Schnittstellenfunktion: Fungieren als Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Team und externen Ansprechpartnern, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten und die Unternehmenskultur positiv mitzugestalten.
- Unterstützung bei Entscheidungsfindung: Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Berichten und Präsentationen für die Geschäftsführung.
- Allgemeine administrative Aufgaben: Übernahme von ad-hoc administrativen Projekten und Aufgaben, um die Geschäftsführung in allen Belangen proaktiv zu entlasten.
Requirements
- Erfahrung: Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position als Assistenz der Geschäftsführung oder Executive Assistant.
- Sprachen: Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Technische Fähigkeiten: Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und generelle IT-Affinität.
- Organisationstalent: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägtes Planungsvermögen.
- Zuverlässigkeit: Hohe Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Kommunikationsstärke: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Empathie im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern, um als vertrauensvolle Schnittstelle zu agieren.
- Proaktivität: Selbstständige und proaktive Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und im Rahmen der übertragenen Aufgaben eigenständig Entscheidungen zu treffen.
- Flexibilität: Belastbarkeit und Flexibilität, um in einem dynamischen Umfeld multiple Aufgaben gleichzeitig effektiv zu managen.
Benefits
- Sinnstiftende Arbeit: Wir entwickeln ein innovatives Medizinsoftware-Produkt, das das Gesundheitswesen nachhaltig verbessert – mit echtem Einfluss auf das Leben von Patient*innen und medizinischem Fachpersonal.
- Starkes Wachstum & Förderung: Du arbeitest an einem zukunftsorientierten Produkt mit namhaften Investor*innen und EU-Förderungen im Rücken.
- Internationales Top-Team: Werde Teil eines engagierten, diversen und hochqualifizierten Teams mit positiver, offener Arbeitskultur.
- Individuelles Weiterbildungsbudget: Wir unterstützen deine fachliche und persönliche Entwicklung aktiv.
- Attraktive Benefits: 30 Urlaubstage, Jobticket, und weitere attraktive Benefits.
- Flexibilität & Remote: Flexible Arbeitszeiten und bis zu 50% Home Office möglich.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Executive Administrative Assistant providing comprehensive support for RTX's Operations & Supply Chain leadership team. Managing schedules, facilitating meetings, and organizing logistics to ensure smooth operations.
Executive Assistant providing administrative support to multiple executives in the engineering sector. Managing communications, scheduling, and organizational tasks within a hybrid work environment.
Executive Assistant providing administrative support to executives in a hybrid role at GHD. Joining a team that values growth, responsibility, and fostering collaboration while managing multiple tasks.
Executive Assistant improving work processes and supporting senior leaders at MYOB. Collaborating in a fast - paced, hybrid environment to enhance business operations and communications.
Executive Assistant providing high - level support to the Executive Partner at EQUES Law Group. Focusing on project coordination, communication, and operational efficiency in a fast - paced law firm.
Executive Assistant managing administrative tasks for global Talent & Development leadership team. Handling confidential matters and coordinating travel, meetings, and financial administration.
Executive Assistant supporting three AVPs and the VP of Claims at The Doctors Company. Managing administrative tasks and assisting in department operations in a medical malpractice insurer.
Personal Assistant providing high - level support to Partners and Fee - Earning teams in a legal services organisation. Ensuring effective use of time through proactive management of tasks and activities.
Executive Assistant supporting GTM practices at HP Inc., performing advanced administrative support tasks for upper executives. Managing executives' calendars, coordinating travel, and handling confidential information.