Provides administrative support for academic leaders at Emory University, overseeing office operations and ensuring compliance with policies and procedures.
About the role
- Administrative Assistant role at Bia Energy supporting efficient execution of administrative tasks and purchases. Collaborating with departments to meet internal requests and ensure effective communication.
Responsibilities
- Brindar orientación a los colaboradores y proporcionar la información administrativa y compras cuando sea necesario.
- Gestionar los envíos a través de mensajería o coordinar los envíos nacionales, asegurando el cumplimiento de los tiempos y urgencia de entrega.
- Gestionar la asignación y entrega de los equipos de cómputo, asegurando que cada colaborar firme el acta.
- Gestionar con los proveedores de equipos de cómputo las tareas relacionadas con el reseteo de dispositivos, la actualización o instalación de antivirus y la renovación de licencias.
- Gestionar con los proveedores externos cualquier novedad presentada, vending, impresiones, papeleria, aseo e insumos entre otros.
- Verificar que la documentación necesaria para la creación de proveedores se reciba de manera completa, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos para su registro.
- Gestionar e inventariar los pedidos de insumos, incluyendo herramientas, papelería y productos para la cafetería, asegurando el control adecuado de inventario y la disponibilidad oportuna.
- Recibir, revisar y organizar las solicitudes de compra internas.
- Hacer seguimiento a las entregas de los pedidos.
- Apoyar en negociaciones básicas con proveedores bajo supervisión.
- Descargar las consultas en SAGRILAFT de proveedores y sus representantes legales para proteger la relación de Bia con proveedores.
- Realizar cada 6 meses la actualización de base de proveedores, solicitando documentación actualizada.
- Elaboración de reportes de compras mensuales en DashBoard.
- Actualización de Matriz de Evaluación de proveedores.
- Fomentar y mantener la cultura organizacional de BIA, promoviendo los valores y principios que definen el ambiente laboral y la identidad de la empresa.
- Ejecutar las demás funciones asignadas por el líder, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos y necesidades del equipo.
Requirements
- Profesional recién egresado de carreras como administración de empresas y afines
- Experiencia al menos 6 meses en cargos similares, gestionando solicitudes administrativas y compras, desempeñando funciones relacionadas.
- Conocimientos en el paquete Office, distintas herramientas tecnologicas, redacción de documentos, iniciativa y disposición, así como enfoque en el aprendizaje continuo.
Benefits
- Ownership: Pensamos y actuamos como dueños de Bia no solo haces tareas, te apropias desde el primer paso hasta el resultado final, verás cómo tus contribuciones dan forma a productos excepcionales y a la experiencia del cliente.
- Mentalidad Resolutiva: Enfrentar desafíos es parte de nuestro ADN. Vemos los problemas como oportunidades y nos enorgullece encontrar soluciones creativas.
- Adaptabilidad en Acción: Los cambios son constantes en nuestro entorno. Buscamos talentos que no solo se adapten, sino que también prosperen en situaciones cambiantes. Somos flexibles, resilientes y capaces de mantener el enfoque en medio de la incertidumbre.
- Jugador de Equipo A: En Bia colaboramos y crecemos juntos. Valoramos a quienes se preocupan por el éxito del equipo tanto como por el propio.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Senior Administrative Assistant at Emory University supporting health - related academic leaders. Overseeing office operations and preparing budgets, reports, and materials for meetings.
Application Support Specialist at Sunshine Enterprise processing permit requests and providing customer support. Collaborating with internal teams and managing application data.
Senior Administrative Assistant providing support to Prime’s Senior Leadership Team in a hybrid role. Managing calendars, coordinating travel, and handling administrative tasks.
Administrative Assistant supporting multiple executives in a fast - paced environment at Capital One. Managing schedules, travel arrangements, and key team activities with essential organizational skills.
Executive Administrative Assistant providing administrative support to a team at the VP level in Emory Healthcare. Managing schedules, meetings, and office preparations while ensuring effective communication.
Administrative Assistant providing essential administrative and clerical support to meet customer needs at Cayuse. Requires organization and communication skills in a professional office environment.
Clinical Administrative Assistant at A Brighter Future Healthcare Services coordinating schedules and managing patient interactions. Supports medical providers in administrative tasks and confidentiality of patient records.
Surgical Services Administrative Specialist enhancing patient care through scheduling and administrative support. Join a leading healthcare system ensuring quality and efficient surgical services.
Assistant Dental Office Manager supporting day - to - day operations across multiple dental practices in Brooklyn and Queens. Supervising front office staff and managing patient services with focus on compliance and efficiency.