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Executive Assistant providing administrative support to executive leaders at Williams. Organizing executive meetings, handling confidential information, and coordinating schedules with efficiency.
About the role
- Senior Executive Assistant supporting two Tribes with administrative tasks at Alexander Thamm GmbH. Managing schedules, budget tracking, and technical onboarding in a hybrid work environment.
Responsibilities
- Unterstützung zweier Tribes in allen administrativen und organisatorischen Themen
- Termin Management und Korrespondenzführung für unsere Tribe Leads
- Durchführung von PMO-Tätigkeiten inklusive Staffing, Anlegen und aktuell halten von Meilensteinen, Budget Tracking etc.
- Prüfung von Tribe-internen KPIs (Staffing, Chargeability, Stundenbuchungen etc.)
- Technischer Onboarding Support beim Kunden (Zugänge, Bestellungen virtueller Maschinen, Troubleshooting bei der Arbeitsfähigkeit, Anmeldung und Organisation von Kunden Trainings auf deren Plattformen und Portalen etc.)
- Erstellung von Reiseplanungen und Reisekostenabrechnungen
- Planung, Umsetzung und Nachbereitung von Kundenterminen und Workshops
- Selbständige Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Protokollen und Dokumentationen in deutscher und englischer Sprache
- Recherche Arbeiten zur operativen und strategischen Unterstützung der Tribes
Requirements
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Ausbildungs- bzw. Studienabschluss
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion (m/w/d)
- Ausgeprägte Fähigkeit zum eigenverantwortlichen Arbeiten sowie eine strukturierte, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohe Maß an Organisationstalent kombiniert mit schneller Auffassungsgabe und ausgeprägter Detailgenauigkeit
- Sehr gute Kommunikationsstärke sowie diplomatisches Geschick im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner:innen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer und routinierter Umgang mit dem gesamten MS-Office-Paket (insbesondere mit Excel und PowerPoint)
- Repräsentatives, souveränes und stets freundliches Auftreten
- Hohe Einsatzbereitschaft, Loyalität sowie ein ausgeprägtes Verantwortungs- und Vertrauensbewusstsein
- Hohe Affinität zu Digitalisierung, Daten, Künstlicher Intelligenz sowie zum Einsatz moderner IT- und Assistenzsysteme
Benefits
- Work-Life-Balance
- Vertrauensarbeitszeit mit flexibler Arbeitszeitgestaltung
- hybrides Arbeitsmodell
- workation – nutze die Möglichkeit aus dem EU-Ausland zu arbeiten
- Einzigartige Teamatmosphäre
- flache Hierarchien zu unserem CEO Alex
- offene Feedbackkultur
- jährliche Teamworkshops auf unserem Data.Castle im Zillertal
- gelebtes Data.Musketeer Prinzip – „einer für alle, alle für einen!“
- Buddy Programm zur besseren Vernetzung
- regelmäßig stattfindende Fach- und Freizeitevents
- hundefreundliche Büros
- intensiver Onboarding- & Einarbeitungsprozess
- persönlicher Entwicklungsplan
- individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
- vielfältiges Workshop- und Schulungsangebot innerhalb der Data.Academy
- Kita-Zuschuss
- Betriebliche Altersvorsorge mit 20% Bezuschussung
- zahlreiche Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote
- Startguthaben in unserem internen Merchandise-Shop
- kompetitives Gehalt mit variablen Anteilen
- Mental Health & Wellbeing Support
- Coaching und Meditation durch nilo.health
- Fitness- und Yogaräume im Münchner Office
- regelmäßige Mitarbeiterumfragen
- EGYM Well Pass Mitgliedschaft mit Plus1 Option
- Fahrradleasing über Jobrad nach der Probezeit
- interne Gruppen für sportliche Aktivitäten
- kostenlose Heiß- und Erfrischungsgetränke sowie frisches Obst im Office
- Dachterrasse (Grill)
- zentrale Lage der Offices
- gute Anbindung an den Öffentlichen Nahverkehr
- Möglichkeit von anderen Standorten zu arbeiten
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Executive Assistant supporting two Vice Presidents at BrokerLink. Managing calendars, travel arrangements, and providing administrative support in Ontario.
Executive Assistant supporting two vice presidents at BrokerLink, managing calendars and communications. Involves administrative support and coordination for team activities and special projects.
Executive Assistant at BODYROK focusing on business operations and administrative tasks. Supporting a senior leader with organizational efficiency in a fast - paced environment.
Executive Assistant at BODYROK focused on business operations and administrative support. Managing schedules, correspondence, and operational workflows in a fast - paced environment.
Executive Assistant supporting the Vice Presidents of Taste Innovation and R&D Strategy at IFF. Managing schedules, travel, and enhancing executive effectiveness for global innovation initiatives.
Formation en alternance pour le métier de Secrétaire Médical(e) dans une école spécialisée à Mulhouse. Activités variées dans le secteur de la santé avec accompagnement pédagogique.
Secrétaire Médical(e) en Alternance au CFA ASCOR Espace Concours à Lille, impliqué dans la gestion des patients et des dossiers médicaux.
Secrétaire Médical(e) en Alternance pour le CFA ASCOR. Accéder à une formation reconnue tout en travaillant avec des professionnels de santé.
Executive Assistant handling scheduling and office management for creative leadership roles. Supporting top executives in a dynamic, creative marketing agency environment.