Regulatory Affairs Business Partner in a growing pharmaceutical company responsible for registration procedures in the EU. Preparing documentation and collaborating with various teams for compliance and regulatory strategy.
About the role
- Sales Admin & Compliance Specialist at Zalaris managing sales processes and ensuring contract compliance. Supporting the sales team with document management and CRM development.
Responsibilities
- Nadzór i koordynacja procesów związanych z umowami i ofertami: Koordynacja wszystkich umów i ofert firmy, zapewniająca ich zgodność z wymaganiami klientów i procedurami wewnętrznymi
- Udział w procesie tworzenia, negocjowania i zatwierdzania umów z klientami oraz dostawcami
- Przygotowywanie oraz aktualizacja ofert handlowych we współpracy z zespołem sprzedaży i delivery
- Weryfikacja dokumentacji przetargowej (RFI/RFQ/RFP) oraz umów pod kątem kompletności i zgodności z wymaganiami klienta oraz standardami formalno-prawnymi
- Zarządzanie repozytoriami dokumentów i danych: Prowadzenie centralnego repozytorium umów
- Tworzenie i utrzymywanie bazy danych wspierającej proces ofertowania
- Zarządzanie dokumentacją sprzedażową
- Obsługa i rozwój CRM - HubSpot, w tym utrzymanie danych, raportowanie oraz tworzenie dashboardów
- Współpraca z zespołem Key Account Management w zakresie przestrzegania i rozwoju procesów sprzedażowych
- Wykonywanie i weryfikacja tłumaczeń dokumentów z/na polski - angielski, przy użyciu dostępnych narzędzi
- Utrzymywanie oraz aktualizacja platformy SharePoint (Zalaris Polska oraz Poland Customers & Partners)
- Aktualizacja wiedzy produktowej: Systematyczne poszerzanie wiedzy na temat produktów Zalaris oraz rozwiązań SAP, aby wspierać procesy sprzedażowe i ofertowe
Requirements
- Minimum 2 lata doświadczenia na stanowisku Sales Administrator, Sales Support lub innym o zbliżonym charakterze
- Biegła znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2, idealnie C1
- Doświadczenie w pracy z ofertowaniem i umowami klienta publicznego
- Praktyczna znajomość systemów CRM (mile widziane doświadczenie w pracy z HubSpot)
- Doświadczenie w pracy z SharePoint (zarządzanie dokumentami, repozytoria)
- Praktyka w przygotowywaniu ofert handlowych oraz dokumentacji przetargowej, w tym doświadczenie w procesach RFI/RFQ/RFP
- Doświadczenie w pracy z umowami (klientów i dostawców), w tym weryfikacja zapisów pod względem zgodności formalno-prawnej (compliance)
- Umiejętność zarządzania repozytoriami dokumentów oraz dbania o spójność danych
- Gotowość do pracy z narzędziami wspierającymi tłumaczenia (np. do weryfikacji dokumentów PL/EN)
- Samodzielność i dojrzałość zawodowa w podejmowaniu decyzji i realizacji zadań
- Umiejętność myślenia procesowego i systemowego
- Odpowiedzialność i proaktywne podejście do realizacji zadań (ownership)
- Bardzo dobra organizacja pracy, umiejętność zarządzania czasem i priorytetami
- Wysoka dokładność i dbałość o szczegóły
- Dobra komunikacja i umiejętność współpracy z wewnętrznymi zespołami
Benefits
- Wynagrodzenie dopasowane do doświadczenia
- Kompleksowy proces onboardingu oraz wsparcie doświadczonego mentora
- Umowa B2B lub umowa o pracę z atrakcyjnymi benefitami
- Możliwość rozwoju zawodowego
- Przyjazne środowisko pracy w stabilnej, międzynarodowej organizacji
Job title
Job type
Experience level
Salary
Degree requirement
Location requirements
Join Sanofi's Graduate Programme in Quality & Compliance to support quality systems and assist regulatory submissions while working in Spain.
Compliance Specialist ensuring all operations meet regulatory standards in vaccine manufacturing. Providing training and developing effective compliance programs in a leading global vaccine company.
Head of Audit: Compliance and Operational Risk overseeing risk profile definition for the bank's audit operations. Supporting the executive management with compliance and operational risk management.
Assistente Societário e Regulatório em São Paulo, atuando em processos de legalização com foco em órgãos públicos e solicitações. Efetua gestão de certificados digitais e registros societários.
License Compliance Associate driving compliance sales opportunities while assisting customers with audit processes and sales needs for TDCX.
Senior Publisher preparing and submitting regulatory documents for compliance with FDA and EMA. Collaborating with cross - functional teams and leading regulatory operations initiatives.
Senior Analyst in audit and regulatory support at LPL Financial. Ensuring operational efficiency and compliance in the New Accounts Operations department.
Manager overseeing compliance processes and team coordination at PwC. Focused on data quality, workflow management, and training in compliance reporting.
Analista de Compliance at Tecnofit, ensuring regulatory alignment and effective KYC processes. Collaborating across teams to strengthen compliance culture and internal processes.