Executive Administrator providing high - level support to senior executives at USAble Life. Managing administrative functions, project coordination, budget oversight, and facilitating communication.
About the role
- Executive Assistant supporting CEO in administrative, project supervision, and team coordination. Requires strong organizational skills and 5+ years of related experience, based in Colombia.
Responsibilities
- Gestionar el calendario del CEO, coordinar reuniones y programar citas.
- Manejar la correspondencia por correo electrónico, redactar comunicaciones y preparar documentos.
- Mantener archivos y registros electrónicos organizados.
- Apoyar en la elaboración de reportes, presentaciones y documentos ejecutivos.
- Coordinar la gestión de leads, seguimiento y comunicación con clientes.
- Preparar y enviar propuestas, contratos y facturas.
- Monitorear el desempeño comercial y preparar reportes de métricas clave.
- Colaborar en la creación de materiales y campañas de marketing.
- Brindar apoyo administrativo de alto nivel, manejando información confidencial con discreción absoluta.
- Realizar investigaciones y recopilar información para presentaciones e informes.
- Actuar como enlace entre el CEO y las partes interesadas internas y externas.
- Gestionar proyectos e iniciativas especiales asignados por el CEO.
- Asegurar el cumplimiento de plazos y ayudar a priorizar cargas de trabajo.
- Coordinar con los miembros del equipo el seguimiento de entregables.
- Proporcionar actualizaciones regulares al CEO sobre el estado de proyectos y operaciones.
Requirements
- Mínimo 5 años de experiencia como Asistente Ejecutivo, Gerente de Operaciones o en roles administrativos similares.
- Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
- Comunicación escrita y verbal excepcional.
- Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente en entornos dinámicos.
- Alto nivel de precisión y atención al detalle.
- Capacidad para trabajar de forma autónoma y mantener estricta confidencialidad.
- Manejo de herramientas de colaboración virtual (Zoom, Slack, Trello o similares).
- Experiencia previa en firmas contables o en el sector de servicios financieros.
- Conocimiento de procesos administrativos, contables u operativos.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Degree requirement
Location requirements
Unit Secretary responsible for communication, record - keeping, and support at nursing unit in PAM Health. Ensuring order and assisting nursing staff with various related duties.
Executive Assistant managing complex calendars and events for C - suite at Varo, a digital bank. Providing organizational support and accommodating schedule shifts while maintaining effective communication.
Executive Assistant providing administrative support to Chief Development Officer while collaborating with the California Development Department. Coordinating meetings, managing schedules, and assisting in project support.
Medical Secretary managing patient reception and clerical support in busy primary care office. Responsible for appointment scheduling, records management, and patient communication.
Medical Secretary II role at Beth Israel Lahey Health in Winchester, supporting healthcare operations and administration.
Executive Assistant supporting the General Counsel & Company Secretary at PolyNovo, a medical technology company. Managing executive events and administrative functions within the legal team.
Executive Assistant supporting the Vice President of Portfolio Strategy in a mission - driven real estate firm. Providing administrative support and enhancing operational efficiency in a hybrid work environment.
Executive Assistant to the CEO at HappyRobot, supporting C - Suite executives in a high - growth AI startup. Managing calendars, travel, and acting as a key point of contact.
Executive Assistant supporting senior leaders at Milltown Partners in New York. Managing calendars, communications, and operational support within a growing US presence.