Executive Assistant at BODYROK focusing on business operations and administrative tasks. Supporting a senior leader with organizational efficiency in a fast - paced environment.
About the role
- Executive Assistant supporting global healthcare initiatives at Grifols. Managing travel, correspondence and ensuring smooth operation of administrative tasks.
Responsibilities
- Organizar viajes (reservar billetes, hoteles, etc.) y reuniones (reservas de salas, equipos, etc.)
- Manejar tareas de correspondencia (procesar y rastrear envíos), gestionar llamadas telefónicas y atender a visitantes internos y externos, utilizando un idioma extranjero cuando sea necesario.
- Mantener la información requerida o generada por la unidad organizativa, permitiendo la coordinación de las diversas tareas administrativas del departamento.
- Gestionar sistemas de archivo de información.
- Mantener actualizados los datos relacionados con la actividad utilizando sistemas operativos y/o software específico, siguiendo procedimientos establecidos.
- Preparar y desarrollar informes o presentaciones para la unidad organizativa.
- Crear presentaciones utilizando herramientas de oficina basadas en los resultados de la unidad.
- Realizar tareas de traducción con dominio en diferentes idiomas.
Requirements
- Educación secundaria (FP o CF) o título de Bachelor
- Al menos 10 años de experiencia probada en tareas similares
- Experiencia trabajando con ejecutivos de nivel C es un plus
- Nivel fluido de inglés, hablado y escrito
- Otros idiomas son un plus
- Dominio de MS Office, especialmente Excel, PowerPoint y Word
- Experiencia y/o conocimiento de SAP o un sistema ERP similar
- Habilidades analíticas, de priorización y organizativas
- Capacidades de liderazgo y capacidad de interactuar con personas en diferentes niveles de la organización.
Benefits
- Flexibilidad para el Programa: Ocasionalmente remoto
- Horario flexible: Lunes-Jueves 7-10 a 16-19h y Viernes 8-15h (con el mismo horario de inicio flexible).
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Tech skills
Location requirements
Executive Assistant at BODYROK focused on business operations and administrative support. Managing schedules, correspondence, and operational workflows in a fast - paced environment.
Executive Assistant supporting the Vice Presidents of Taste Innovation and R&D Strategy at IFF. Managing schedules, travel, and enhancing executive effectiveness for global innovation initiatives.
Formation en alternance pour le métier de Secrétaire Médical(e) dans une école spécialisée à Mulhouse. Activités variées dans le secteur de la santé avec accompagnement pédagogique.
Secrétaire Médical(e) en Alternance pour le CFA ASCOR. Accéder à une formation reconnue tout en travaillant avec des professionnels de santé.
Secrétaire Médical(e) en Alternance au CFA ASCOR Espace Concours à Lille, impliqué dans la gestion des patients et des dossiers médicaux.
Executive Assistant handling scheduling and office management for creative leadership roles. Supporting top executives in a dynamic, creative marketing agency environment.
Executive Assistant supporting CEO at Firecrawl, a fast - growing AI infrastructure startup. Managing calendar, email, and operational details for efficient workflow.
Executive Assistant providing essential support to the senior leadership team at Agility Robotics. Managing administrative tasks and ensuring efficient operations in a hybrid work environment.
Executive Assistant supporting Executive Team in a solar tracker company. Managing projects, communications, and operational tasks for strategic initiatives.